Hoe zoho writer tijdens samenwerking en meer coole trucs te vergrendelen

Als u vaak werkt met tekstverwerkers zoals Google Docs of Zoho Writer, moet u weten dat het maken van een perfect document meestal heel wat herschrijven met zich meebrengt. Of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe zinnen of het corrigeren van eerdere fouten. De situatie is relatief eenvoudig als u alleen aan een document werkt.

Als u echter samenwerkt met uw teamleden, is het belangrijk dat u weet hoe u de ervaring kunt stroomlijnen. Je wilt tenslotte niet dat je collega's eindeloos aan hetzelfde blok werken en werken.

Gelukkig komt Zoho Docs (schrijver) met een handige optie waarmee je een bepaald deel van het document kunt vergrendelen terwijl je samenwerkt met anderen. Daarom zullen we vandaag in dit bericht onderzoeken hoe we Zoho Writer kunnen vergrendelen tijdens samenwerking en andere geavanceerde functies.

Ook op

Een document scannen en toevoegen aan Google Documenten

Hoe geselecteerde inhoud te vergrendelen voor samenwerking

Stap 1: Zodra u uw deel van het document hebt voltooid, klikt u bovenaan op de knop Controleren.

Stap 2: Selecteer vervolgens het tekstfragment dat u wilt vergrendelen. Klik op het kleine vergrendelingspictogram bovenaan en kies Geselecteerde inhoud vergrendelen, en dat is alles.

Wanneer iemand in uw gedeelde groep op dat tekstblok klikt, ziet hij een klein vergrendelingspictogram en een bericht met de tekst: "De inhoud is vergrendeld door …" voor bewerking.

Opmerking: de samenwerkingsfuncties zijn alleen beschikbaar voor documenteigenaren. Om mede-eigenaren in te stellen, klikt u op Delen en geeft u de mede-eigenaar rechten aan de gebruikers.

Bewerken van specifieke personen toestaan

We weten echter allemaal dat het werken aan hetzelfde document met anderen niet noodzakelijk een zwart-wittaak is. Er zijn momenten dat je een tekstblok alleen door een bepaald lid in je team wilt laten bewerken. In dergelijke situaties zou je zeker geen e-mail willen opstellen waarin wordt beschreven wie welke sectie en dergelijke zou bewerken.

Dat is wanneer de geavanceerde functies van Zoho Writer in gebruik komen. Om het in te schakelen, ga naar de Review-modus en klik op het Lock-pictogram. Selecteer vervolgens de geavanceerde opties.

Voeg nu het e-mailadres toe van de persoon aan wie u de exclusieve toestemming wilt geven en druk op de knop Vergrendelen. Dat is alles!

Coole tip: de niet-geselecteerde inhoud vergrendelen werkt als een gereedschap voor omgekeerde selectie. U selecteert een gedeelte van de tekst dat u niet wilt bewerken en selecteert vervolgens de tweede optie. De rest wordt verzorgd door Zoho Writer.

Hoe tekst te maskeren

Nogmaals, als u de eigenaar van een document bent en u een bepaald tekstblok wilt bewerken of maskeren, kunt u met Zoho Writer zelfs dat doen. Het is handig als u gevoelige gegevens moet toevoegen en niet wilt dat iedereen in uw team deze leest.

Masker werkt echter niet zoals de meeste tools, wat betekent dat u geen tekstfragment kunt selecteren en het vervolgens kunt maskeren. In plaats daarvan moet u op het pictogram klikken en vervolgens de gegevens invoeren.

Stap 1: De tool voor deze taak is Mask, aangegeven met het kleine oogpictogram bovenaan. Plaats uw cursor op de plaats waar u de tekst wilt toevoegen en klik erop. Dat zal een tekstvak toevoegen dat wordt aangegeven door stippellijnen.

Stap 2: Voeg nu de tekst toe, en dat is het dan ook.

Hoewel u de tekst grijs kunt zien, zien andere bijdragers de lijnen aangegeven met sterretjes. Ja, net als die oude FBI-films.

Hoe samenwerking op Zoho Writer te pauzeren

Gelukkig is het proces om de samenwerking te pauzeren een wandeling in het park. Schakel eenvoudig over naar de Review-modus en klik bovenaan op Pause Collaboration.

Wanneer u klaar bent, ziet u bovenaan een waarschuwing dat geen van uw bijdragers het document kan bewerken. Aan de andere kant zullen medewerkers zien dat het document is uitgecheckt door een van uw teamleden.

Dus de volgende keer dat u het document uitcheckt, weet u wat u moet doen, in plaats van op verschillende knoppen en hulpmiddelen te klikken.

Bonus Zoho Writer Tips en trucs

1. Hoe documentgeschiedenis te bekijken

Wanneer u vaak aan één document samenwerkt, is het essentieel dat u weet wie de wijzigingen heeft aangebracht en wanneer. Gelukkig voor ons komt Zoho Writer met een handige View History-functie. Hiermee kunt u niet alleen zien wie de wijzigingen heeft aangebracht, maar kunt u ook de nieuwste toevoegingen aan een versie zien. Bovendien kunt u ook de verschillende versies vergelijken, mocht dat nodig zijn.

Stap 1: Klik bovenaan op het pictogram View History (aangegeven door de zandloper). Nogmaals, u vindt het in de Review-modus.

Stap 2: Nu worden de verschillende versies op het rechterpaneel weergegeven. Klik bovenaan op de knop Versies vergelijken om de versies te vergelijken.

Om de nieuwste toevoegingen te zien, klikt u op de knop Wat is er gewijzigd en selecteert u de timing. Alle nieuwe teksttoevoegingen samen met regeleinden worden gemarkeerd.

Ook op

Hier is hoe je kunt voorkomen dat trackers je Gmail volgen

2. Blijf op de hoogte van wijzigingen

Hoewel Writer een aantal serieuze volgmogelijkheden heeft, wordt het soms te omslachtig om ze allemaal te doorlopen. Als u iemand bent die wijzigingen op een zeer urgente manier moet beoordelen, is de beste optie om de functie Wijzigingen bijhouden in te schakelen.

Zoals je misschien al hebt geraden, worden alle recente wijzigingen belicht. En het is aan de eigenaar om deze wijzigingen te accepteren of af te wijzen.

Schakel de knop bovenaan in om Trackwijzigingen in te schakelen. Teamleden zien de groene knop bovenaan oplichten.

U ziet de naam en de timing wanneer er wijzigingen worden aangebracht. Zelfs de kleinste regeleinde wordt bijgehouden in deze modus. Als eigenaar hoeft u alleen maar op de hoogtepunten te klikken en de wijzigingen te accepteren / weigeren.

Als u klaar bent, neemt de tekst de standaardtekstkleur aan.

3. Gebruik de ingebouwde e-mailmeldingen

Wilt u enkele nieuwe wijzigingen aankondigen met betrekking tot uw gedeelde document? U hoeft geen afzonderlijke e-mail te schrijven. In plaats daarvan kunt u met Zoho Writer ze op de hoogte stellen via de e-mailoptie vanuit de tool.

Klik op het kleine letterpictogram bovenaan. De namen van de bijdragers worden automatisch toegevoegd. Het enige wat u hoeft te doen is het onderwerp en de body toevoegen en op de knop Verzenden klikken.

Ook op

#online tools

Klik hier om onze pagina met online hulpmiddelenartikelen te bekijken

Slim samenwerken

De dagen zijn voorbij waarop u op e-mailberichten moet vertrouwen om aan een document samen te werken. Tekstverwerkingsservices zoals Google Docs en Zoho Writer nemen de frustratie weg door hun slimme samenwerkingsfuncties. Ze helpen u om de wijzigingen bij te houden en u in staat te stellen uw werk te stroomlijnen en tijd te besparen tijdens het proces.

Volgende: Over tijdbeheer gesproken, als je toevallig een Android-telefoon met Android Pie hebt, ga dan via de onderstaande post om een ​​productiviteitsmonster te worden.