Maak mapregels in MS Outlook voor inkomende e-mails -

Velen van jullie moeten MS Outlook gebruiken als een e-mailclient. De kans is ook groot dat u meerdere e-mailaccounts hebt geïntegreerd om e-mails bij uw desktopclient af te leveren. In een dergelijk scenario, wanneer u veel e-mails ontvangt, wordt het belangrijk om te weten hoe u ze kunt scheiden en eerst de belangrijke kunt controleren.

In plaats van dit handmatig te doen, wilt u misschien speciale mappen hebben voor verschillende soorten e-mails, zodat de inkomende berichten worden gestapeld in hun respectieve mappen. Voor dergelijke automatisering kunt u met Outlook regels opstellen en hetzelfde toepassen op elke inkomende e-mail. Dienovereenkomstig duwt het de berichten naar hun opgegeven map. Het concept is vergelijkbaar met filters en labels in Gmail.

Ik wil bijvoorbeeld dat alle e-mails van "Sandeep Agarwal" een map met de naam Self bereiken. Hier is hoe ik de regels ervoor definieerde.

Stappen om een ​​e-mailregel te maken

Hetzelfde proces is van toepassing op alle soorten e-mailregels. Dit is een gedetailleerd voorbeeld van het genoemde proces. Je zult je parameters laten kiezen / definiëren volgens wat je wilt.

Stap 1: Navigeer naar het tabblad Extra en kies de optie Regels en waarschuwingen.

Stap 2: Focus het tabblad E-mailregels en druk op de knop Nieuwe regel lezen (Regel wijzigen als u een bestaande wijzigt).

Stap 3: Markeer in het gedeelte Georganiseerd blijven uw basisvereiste (ik heb geselecteerd, Berichten van iemand naar een map verplaatsen).

Opmerking: onderaan hetzelfde dialoogvenster vindt u een sectie met stap 2. U moet op elke link klikken die wordt weergegeven na " Deze regel toepassen nadat het bericht is aangekomen " en uw vereisten bewerken. In mijn context was het: -

Stap 3 (a): Selecteer de mensen op wie u de regel wilt toepassen (dwz e-mails van de geselecteerde mensen). De lijst toont alleen mensen die aan uw contacten zijn toegevoegd. U moet er dus voor zorgen dat u het gewenste contact hebt toegevoegd voordat u begint.

Stap 3 (b): Selecteer de map waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen / bezorgen. U kunt hier ook een nieuwe map maken.

Stap 4: Vervolgens kunt u uw regel verfijnen door meer beperkingen of parameters aan de basisregel toe te voegen. Bijvoorbeeld berichten met een specifiek onderwerp. U moet ook de gewenste optie aanvinken en op de koppeling klikken om de regel te verfijnen of beschrijvingen toe te voegen.

Stap 5: Als er uitzonderingen zijn op de regel die u niet kon configureren in de bovenstaande stappen, kunt u dit hier doen.

Stap 6: U bent nu klaar en kunt ervoor kiezen om te voltooien. Ik raad u echter aan om Deze regel nu uitvoeren … samen met Deze regel inschakelen te selecteren. Dit zorgt ervoor dat nieuwe en bestaande berichten die voldoen aan de regel worden verplaatst naar de respectieve map.

Een sneller alternatief

Als u het proces wilt verkorten (u kunt echter mogelijk niet op deze manier een gedetailleerde regel instellen), gaat u naar uw inbox en volgt u de onderstaande stappen: -

Stap 1: klik met de rechtermuisknop op een bericht (van de persoon van uw regel tot maptoewijzing) en selecteer Regel maken.

Stap 2: Vink de vakjes aan voor de parameters die u wilt toepassen, selecteer uw map en klik op OK.

Conclusie

Dit is een eenvoudige manier om uw e-mails in Outlook beter georganiseerd te houden. U kunt zich ook gemakkelijk concentreren op belangrijke e-mails. Ga aan de slag en u zult de voordelen kennen!