Hoe e-mailsjablonen in Gmail en Outlook te maken

Mijn laatste paar maanden met Microsoft Outlook en Lotus Notes waren behoorlijk interessant. Ik was nooit een fan van desktop e-mailclients, maar toen ik deze apps begon te gebruiken, kon ik nooit meer terug. Een van de meest handige functies die deze clients bieden, is de mogelijkheid om e-mailsjablonen te maken, ook wel briefpapier genoemd, die dagelijkse e-mails kunnen verzenden waar het grootste deel van de e-mail hetzelfde veel te snel is. Of het nu een dagelijks rapport of gewoon een bevestigingsmail is, een vooraf gemaakt sjabloon kan veel tijd besparen.

Ik heb mensen in hun map Verzonden naar een e-mail zien zoeken en deze vervolgens doorsturen na het bewerken. Praktisch gezien werkt dit beter dan het opnieuw samenstellen van de hele e-mail uit het geheugen, maar het wijzigen van de onderwerpregel en het bewerken van het adres kan enige tijd duren.

Ook neemt de kans op fouten toe wanneer er handmatig wordt gewerkt. Dus om dingen beter te maken, raad ik aan om een ​​extensie voor Chrome te gebruiken, Gorgias Email-sjablonen genaamd, waarmee je e-mailsjablonen op Gmail, Yahoo, Outlook en andere populaire e-mailclients kunt maken en gebruiken.

Aan de slag met Gorgias

Nadat u de extensie hebt geïnstalleerd, klikt u op het pictogram op de extensiebalk om de configuratiepagina te openen.

Gorgias wordt geleverd met 4 standaardsjablonen om u een basisidee te geven van wat u kunt doen met de extensie. Om een ​​nieuwe sjabloon te maken, klikt u op de knop Nieuwe sjabloon en geeft u hem een ​​naam. Daarna kunt u beginnen met het typen van de hoofdtekst van de e-mail in het veld Sjablooninhoud. Als u het onderwerpveld ook in de sjabloon wilt toevoegen, klikt u op de velden configureren en vinkt u de optie Onderwerp aan.

Kenmerken van Gorgias e-mailsjablonen

De echte kracht van de extensie ligt in de mogelijkheid om variabelen te gebruiken tijdens het vullen van de sjabloon. Stel dat u de naam van de persoon automatisch moet invullen. Klik in dat geval op de knop Variabele invoegen en selecteer de optie Aan: Voornaam. Wanneer u de sjabloon invoegt, vult de extensie deze variabelenamen automatisch in uit de contactgegevens van de e-mail en wordt het eenvoudiger om vergelijkbare e-mails voor verschillende contacten samen te stellen.

Een andere interessante functie is Tekstsnelkoppeling en met deze specifieke optie kunt u de voltooiing van een sjabloon activeren met behulp van de tab-toets.

Nadat u een paar sjablonen hebt gemaakt, is het tijd om er een in een e-mail in te voegen. Open het Gmail Compose-venster en je ziet een Gorgias-knop aan de rechterkant. De extensie geeft alle sjablonen weer die u hebt opgeslagen en met één klik worden ze in de e-mail ingevoegd. U kunt ook de tekstsnelkoppeling gebruiken en op de tabknop drukken om het gemakkelijker te maken.

Coole tip: stuur een verzonden e-mail door en klik met de rechtermuisknop op het opstelvenster om een ​​sjabloon te maken van de bestaande e-mails. Is dit niet cool?

De gratis versie van de extensie beperkt de sjablonen tot één apparaat en er is geen optie om de sjablonen te synchroniseren met een online account.

Dus als u twee of meer apparaten hebt waarmee u werkt, moet u sjablonen afzonderlijk op elk systeem maken, tenzij u de betaalde app koopt. U loopt ook het risico dat u gegevens verliest als u Chrome of de extensie verwijdert of Windows opnieuw installeert. Maar voor $ 4, 99 per maand kun je de synchronisatiefunctie krijgen met het delen van teamsjablonen.

Conclusie

Gorgias is een geweldige app als je dagelijks aan soortgelijke e-mails werkt. Ik heb het al een 5-sterren gegeven in de Chrome Webstore. Ik heb ook contact opgenomen met de ontwikkelaars om enkele extra variabelen in de sjablonen toe te voegen, zoals tijd en datum. Probeer het vandaag nog en deel uw mening met ons.