Hoe kun je zoho-documenten back-uppen en synchroniseren

Als het gaat om het kiezen tussen Google Docs, Zoho Docs (Writer) of MS Word Online, en de belangrijkste zorg die bij u opkomt, is de platformoverschrijdende beschikbaarheid. Het enige dat u nodig hebt is een fatsoenlijke internetverbinding en u kunt uw werk vanaf vrijwel elke locatie voortzetten. En de samenwerkingsfunctie is de kers op de taart.

U zult een extra gevoel van veiligheid voelen als u weet dat u een back-up hebt om op terug te vallen als u, voor sommige onvoorziene omstandigheden, geen toegang hebt tot de primaire bestanden. Een trieste situatie, maar zoals we allemaal weten, overkomt het ons het beste.

Tegenwoordig wordt het maken van een back-up in de cloud van uw offline bestanden bijna als een norm beschouwd. En natuurlijk is de andere manier ook waar. U wilt immers uw waardevolle gegevens niet verliezen.

Gelukkig kun je met Zoho Documenten je bestanden synchroniseren met services zoals Dropbox of kun je je Writer-bestand opslaan in je Google Drive-account.

Laten we kijken hoe we het op gang kunnen krijgen.

Ook op

10 tips om Zoho Notebook als een professional te gebruiken

Synchroniseren met Dropbox

Met Zoho Docs kun je ook je Dropbox-account configureren. De enige vangst is dat het een tweerichtingssynchronisatie is, wat betekent dat al uw bestanden op uw Dropbox-account worden gesynchroniseerd met Zoho en vice versa.

Volg de onderstaande stappen om je Dropbox-account te configureren.

Stap 1: Open Zoho Docs en klik op het Dropbox-pictogram in de rechterbovenhoek. Klik op Configureer je Dropbox-account.

Nu wordt u doorgestuurd naar een nieuwe inlogpagina. Het enige wat u hoeft te doen is uw Dropbox-accountgegevens in te voeren en in te loggen.

Stap 2: Zodra het account is geverifieerd, ziet u uw Dropbox-gebruikersnaam. Klik erop en je wordt doorgestuurd naar de synchronisatieconfiguratiepagina.

De mapstructuren van zowel Dropbox als Zoho Docs worden weergegeven en u hoeft alleen de juiste map voor uw taak te selecteren. Zodra u klaar bent, drukt u op de knop Mappen synchroniseren en dat is alles. De synchronisatie start onmiddellijk.

U kunt zelfs de synchronisatietimings selecteren. Afhankelijk van uw prioriteit kunt u Continu synchroniseren selecteren. Maar, zou ik zeggen, kies voor de optie Sync once, omdat deze voor de meeste dingen zorgt.

Wist je dat: Dropbox Paper een hele reeks sneltoetsen heeft voor het opmaken van tekst.

Dingen om in gedachten te houden

Zoho Docs staat slechts één Dropbox-map toe om te synchroniseren. Voor nu heb ik mijn Dropbox-map leeggelaten omdat ik deze bestanden niet in Zoho wil. Ook staat Zoho het synchroniseren van submappen en bestanden binnen die mappen niet toe.

Als u een bestand in een van de services verwijdert, moet u de bestanden in de andere ook handmatig verwijderen. Dat komt omdat Zoho Docs niet beschikt over synchrone verwijdering van bestanden, zoals het moment van schrijven.

Synchroniseren met Google Drive

Zoho Docs laat je technisch gezien geen mappen of documenten synchroniseren met Google Drive. In plaats daarvan kunt u een bestand rechtstreeks opslaan in Google Drive. Je kunt dit proces gebruiken om ook bestanden in je Dropbox-map op te slaan.

Nadat u uw werk aan het document (en alle geadresseerde opmerkingen) hebt voltooid, klikt u op Bestand> Opslaan in andere stations en selecteert u Google Drive in de lijst.

Natuurlijk moet u zich aanmelden en de relevante machtigingen opgeven. Als je klaar bent, zou je al je Google Drive-mappen netjes in het kleine venster moeten kunnen zien.

U kunt nu een map selecteren of een nieuwe map maken om uw bestand op te slaan. Klik eenvoudig op de knop 'Toevoegen aan deze map' en uw document wordt onmiddellijk geüpload.

Het mooie van dit proces is dat u de indeling van uw bestand kunt selecteren. Van PDF tot DOCX of ODT, u bent vrij om te kiezen uit een behoorlijke lijst met opties. U kunt ook meer dan één Google Drive-account toevoegen. Als u iemand bent die een beetje paranoïde is over privacy- en beveiligingsproblemen, kunt u het account zelfs verwijderen als u klaar bent met uw werk.

Klik voor beide op Opties> Verwijderen in het venster Opslaan naar andere stations.

Helaas is dezelfde functie niet ingeschakeld voor Zoho Presentation of Zoho Spreadsheet.

Ook op

#google drive

Klik hier om onze pagina met Google Drive-artikelen te bekijken

Hoe zit het met offline back-up

Hoewel Zoho Docs geen native manier biedt om back-ups van bestanden naar uw pc te maken, is er een kleine oplossing. Hiermee kun je bijna vergelijkbare resultaten bereiken. Ik zei hetzelfde en niet exact.

Als u een gewone gebruiker van Zoho Docs bent, moet u inmiddels weten dat u hiermee bestanden naar uw pc kunt downloaden. Het goede is dat Zoho Docs veel opties biedt waaruit je kunt kiezen. Dus of u het bestand als PDF of als tekstbestand wilt opslaan, de keuze is aan u.

Open hiervoor Bestand, klik op Downloaden als en kies een van de opties. U kunt er ook voor kiezen om uw bestanden met een wachtwoord te beschermen voor het geval u een gedeelde computer gebruikt.

Pro Tip: Zoho Writer biedt een afleidingsvrije schrijfmodus genaamd Focus Typen. Om toegang te krijgen, klikt u op Extra> Lay-outopties en schakelt u de schakelaar voor Focus Typen.

Ook op

Hoe Windows Backup in te stellen om uzelf te verdedigen tegen Ransomware

Welkom vrede!

Met een moderne touch en coole bewerkingstools is Zoho Docs een geschikt hulpmiddel voor al uw tekstverwerkingstaken of spreadsheetbehoeften. Plus, de nette samenwerkingsfuncties is de kers op de top. En als u eenmaal een goede manier heeft gevonden om een ​​back-up te maken van al uw belangrijke documenten, zou ik zeggen dat u gesorteerd zult worden.

Volgende: Over samenwerking gesproken, wist u dat u met Zoho Writer uw documenten tijdens de samenwerking kunt vergrendelen? Lees het volgende bericht om alle verborgen tips en trucs te kennen.