Google Voice maakt kleine bedrijven beter Meer

[Verdere lezen: de beste tv-streaming-services]

Met Google Voice kunt u een inkomende oproep naar het Google Voice-nummer tegelijk laten rinkelen op meerdere telefoons. Op individuele basis kunnen oproepen tegelijkertijd een bureautelefoon en een mobiele telefoon overgaan om ervoor te zorgen dat belangrijke oproepen u bereiken, ongeacht waar u zich bevindt.

Bedrijven kunnen deze functie wel gebruiken als een vorm van departementale oproeproutering. U kunt een Google Voice-nummer gebruiken voor een afdeling, zoals verkoop of klantenservice, en het Google Voice-nummer tegelijkertijd bellen naar de bureautelefoons van alle mensen in de afdeling, zodat klanten een efficiënt antwoord krijgen.

Aangepast Belgroet en routering

U kunt groepen in Google Voice instellen en unieke opties voor oproepbeheer instellen voor elke groep. Een verkoopafdeling kan deze functie gebruiken om voor elke verkoper verschillende groepen in te stellen. Inkomende oproepen die zijn gekoppeld aan de groep van een verkoopmedewerker, kunnen worden gerouteerd om alleen naar het bureau van de aangewezen gebruiker en mobiele telefoon te gaan, en als het gesprek naar de voicemail gaat, kan het een aangepast bericht van de individuele verkoper ontvangen in plaats van een algemene begroeting.

Met behulp van een Google Voice-nummer op deze manier kunnen alle klanten één nummer bellen om de verkoopafdeling te bereiken, maar bestaande klanten worden doorgestuurd naar hun aangewezen verkoopmedewerker, terwijl oproepen van nieuwe en potentiële klanten worden beheerd met de standaardinstellingen om tegelijkertijd de hele afdeling bellen.

Voicemail per e-mail

Wanneer een nieuwe voicemail wordt ontvangen in Google Voice, kan de voicemail worden verzonden naar een e-mailadres en / of kan de audio worden getranscribeerd naar de tekst van een e-mailbericht. U kunt Google Voice configureren om de voicemailberichten aan een e-mailgroep of distributielijstadres te bezorgen, zodat alle leden van de afdeling de voicemail ontvangen.

Als u de voicemail helemaal naar de e-mail stuurt, zorgt u ervoor dat deze niet over het hoofd wordt gezien Als u het bericht volledig naar een groep verzendt, kan dit de efficiëntie verbeteren waarmee de afdeling op vragen van klanten reageert en tot een aanzienlijk hogere klanttevredenheid leiden.

Oproepscreening

U kunt Google Voice zo configureren dat inkomende oproepen u vóór u worden aangekondigd beslis of u de oproep wilt aannemen of niet. Wanneer de telefoon overgaat en u antwoordt, bent u niet direct verbonden met de beller. Google Voice identificeert de bron van de oproep, waarna u kunt kiezen of u deze wilt accepteren of doorgeven aan de voicemail.

Deze functie kan door een persoon of een team worden gebruikt om verspilling van tijd te voorkomen en de productiviteit te verbeteren. Als u midden in een project zit, kunt u nog steeds belangrijke oproepen ontvangen, terwijl andere gesprekken naar uw voicemail kunnen worden verzonden, zodat u zich kunt blijven concentreren op productievere taken.

Google heeft onlangs een nieuwe optie aangekondigd, een soort Google Voice Lite, waarmee je sommige Google Voice-functies kunt gebruiken terwijl je je bestaande nummer behoudt, maar de functies die ik hierboven heb genoemd, vereisen het standaard Google Voice-account. Google Voice is nog niet beschikbaar voor het grote publiek, maar als u een vriend of een vriend kent die Google Voice heeft, kunt u mogelijk een uitnodiging ontvangen.

Voor meer echte technische oplossingen voor kleine en middelgrote bedrijven- -inclusief cloudservices, virtualisatie en complete netwerkrevisie - raadpleeg PC World's Tech Audit.

Tony Bradley is een informatiebeveiligings- en unified communications-expert met meer dan een decennium aan IT-bedrijfservaring. Hij tweets als

@PCSecurityNews en geeft tips, adviezen en recensies over informatiebeveiliging en unified communications-technologieën op zijn site op tonybradley.com.