Breng uw bedrijf op gang met Evernote for Business

Als uw stafmedewerkers gewoon een notitietoepassing nodig hebben, is Evernote een voor de hand liggende keuze: het is de 800-pond gorilla die in vijf jaar tijd is gegroeid tot 50 miljoen gebruikers. Maar het programma biedt ook een eclectisch assortiment van productiviteitsfuncties, en dit is waar het nut ervan in bedrijfsomgevingen veel minder vanzelfsprekend is. <> Ja, Evernote draait op bijna elk platform en het kan alle informatie die u in het wild verzamelt, vastleggen, inclusief notities, afbeeldingen, video's, links, spraakopnamen en zelfs handgeschreven krabbels. De app zit vol met mogelijkheden, maar Evernote's CEO geeft toe dat het nut ervan niet meteen vanzelfsprekend is. Maar probeer het minstens een paar weken, zegt Phil Libin, en je zult waarderen hoe Evernote directe toegang biedt tot alles wat je mentaal en fysiek kunt bookmarken tijdens een dag werk.

Je zou het zelfs als je "tweede" kunnen beschouwen brein, "gegevens aan de oppervlakte waarvan je niet wist dat je zonder kon leven.

Waarom Evernote?

Overal: toegang is een belangrijk verkoopargument.

Evernote kan organisatorische wijsheid archiveren. Denk aan de aantekeningen die je twee jaar geleden op een visitekaartje hebt geschreven. Of de instructies van uw manager die u (gelukkig) vorige week hebt opgenomen. Of het obscure artikel dat je hebt bijgesneden over een belangrijke concurrent. Wat als de rest van uw collega's op elk apparaat toegang kon krijgen tot dat soort Evernote-gegevens, en wat als u ook toegang tot hun gegevens kon krijgen? Met Evernote verzamelt dat gegevensarchief geen stof. In plaats daarvan groeit het en past het zich aan uw bedrijf aan.

De basisversie van Evernote is gratis op de desktop, in de browser en op alle belangrijke mobiele besturingssystemen. Misschien gebruiken uw werknemers dit al. Dit artikel zal u helpen bij het overstappen naar de betaalde Evernote Business, die afgelopen december van start ging. Met de zakelijke service kan uw bedrijf de Evernote-accounts van werknemers centraal beheren voor $ 10 per gebruiker per maand of $ 120 per jaar. Vroeger kon je alleen kiezen tussen de persoonlijke versies van Evernote en Evernote Premium ($ 45 per jaar), die meer opslagruimte bieden, offline notebooks en de mogelijkheid om andere mensen jouw notebooks te laten bewerken.

Evernote's belangrijkste concurrent, Microsoft OneNote, is inbegrepen bij de nieuwste versies van Office, maar een zelfstandige desktoplicentie kost $ 70, en er is geen Mac-versie beschikbaar. De gratis iPhone- en iPad-versies van Microsoft OneNote zijn beperkt tot 500 notities elk, in tegenstelling tot 100.000 op Evernote.

Een recente inbreuk op de beveiliging zorgde ervoor dat Evernote zijn beveiligingsmaatregelen verhoogde met two-factor authenticatie, goed nieuws voor het beschermen van uw gegevens.

Uw gebruikers instellen

Beheerdersstatus

Ga naar de Evernote Business-pagina en voer uw zakelijke e-mailadres in het vak Aan de slag om een ​​nieuw bedrijfsbeheeraccount te maken. U kunt uw bestaande Evernote-account gebruiken als u al een gebruiker bent, of een nieuwe maken. Nadat u wat basisinformatie hebt ingevoerd, kiest u uw betalingsplan.

Voor een heel klein bedrijf is het toevoegen van gebruikers net zo eenvoudig als het invoeren van e-mailadressen en klikken op

Gebruikers uitnodigen. De optie is beschikbaar op de startpagina van de bedrijfs-beheerdersconsole of de subsectie Gebruikers toevoegen. Als u wilt dat iedereen in uw bedrijf zich aanmeldt voor Evernote, maar niet al die e-mailadressen één voor één wilt invoeren, staat u iedereen wiens e-mailadres uw domeinnaam deelt toe om zelf een account te maken. Als uw medewerkers al Evernote-accounts hebben onder die e-mailadressen, worden ze geüpgraded naar Evernote Business. Als u bij een groot bedrijf bent en u wilt vermijden duizenden werknemers handmatig toe te voegen en te onthouden dat u hun accounts moet verwijderen wanneer u ze verlaten het bedrijf later, u wilt integratie met uw Active Directory, LDAP of ander systeem voor bedrijfsaanmelding. Evernote biedt deze functie niet, maar u kunt zich wenden tot opties van derden, zoals OneLogin.

Als je een nieuwe Evernote-beginner bent, beginnen je kladblokken als een lege lei.

Nadat je gebruikers hebt ingevoerd in het systeem, kun je in het venster Gebruikers beheren iedereen verwijderen die het bedrijf verlaat. Met de beheerdersconsole kunt u uw factuurgegevens en geschiedenis bekijken en kunt u notitieblokken en tags beheren. Al deze schermen zijn belachelijk eenvoudig te gebruiken. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijk naar de accounts van uw gebruikers kijken en een van hun werkgerelateerde notebooks in de bedrijfsbrede Business Library plaatsen. (Meer informatie over hoe Evernote uw informatie organiseert.) Als uw gebruikers hun notitieblokken als persoonlijk hebben gemarkeerd, kunt u ze niet zien. U kunt ook notitieboeken van dit centrale account exporteren of verwijderen.

Zakelijke gegevens instellen

De collectieve wijsheid van medewerkers zal uw Business Library opslaan.

Evernote organiseert informatie in notities - individuele gegevensfragmenten die op internet zijn opgeslagen of de wereld in het algemeen - een stuk tegelijk. Omdat Evernote rich media opslaat, kan een "notitie" een smartphonefoto zijn van een parkeerbon, de tekst van een memo, een boodschappenlijst, een audio-opname of een webpagina. De lijst gaat aan.

U kunt notities toevoegen aan notitieboekjes, die u vervolgens kunt toevoegen aan stapels notitieboekjes. Onderliggend aan dit alles zijn tags-zoekwoorden die u aan notities koppelt om gebruikers te helpen ze later te zoeken. Alles wordt weergegeven in uw bedrijfsbibliotheek, een gemeenschappelijke opslagplaats voor het bedrijf.

In uw Evernote-werkruimte worden drie soorten kladblokken weergegeven: uw persoonlijke kladblokken, uw zakelijke kladblokken en kladblokken in de bedrijfsbibliotheek van het bedrijf. Uw persoonlijke notitieblokken zijn privé, maar u kunt ze, als u dat wilt, delen met iedereen binnen of buiten het bedrijf.

Uw zakelijke notitieboekjes zijn toegankelijk voor de Evernote-beheerder van uw bedrijf, maar niet voor andere werknemers, tenzij u ze met die personen deelt of voeg ze toe aan de Bedrijvenbibliotheek. Notebooks in de Business Library zijn toegankelijk voor iedereen in het bedrijf.

Notebooks organiseren notities.

Om een ​​notebook in een webbrowser te delen, klikt u op de pijl omlaag rechts van de naam van de notebook. Klik in de desktopversie met de rechtermuisknop op de naam van het notitieblok.

U kunt een notitieblok niet verplaatsen van het persoonlijke gedeelte naar het zakelijke gedeelte, maar u kunt individuele notities verplaatsen naar de bureaubladversie van Evernote: klik met de rechtermuisknop op de notitie naam, klik op

Verplaats notitie en selecteer de naam van de doel-notitieblok. Om volledige kladblokken naar de bedrijfscategorie te verplaatsen, maakt u eerst nieuwe lege notitieblokken in het bedrijfsgedeelte en vervolgens verplaatst of kopieert u de individuele notitieblokken. notities. U kunt notities in notitieboeken groeperen en notitieboeken in stapels verzamelen - sleep een notitieblok boven op een ander in de browser of de desktopclient om een ​​stapel te maken.

Als u nog meer organisatieniveaus nodig hebt, kunt u labels gebruiken, je kunt voor onbepaalde tijd nesten. De stapels en taghiërarchieën die u instelt, zelfs in zakelijke notitieboeken, zijn alleen voor u. Houd er rekening mee dat stapels alleen voor visuele organisatie zijn en niet als een bestandssysteem zijn genest.

Maak de lijst met tags zo lang als u wilt.

Als u niet de moeite neemt om al deze notities handmatig te archiveren, profiteer gewoon van de krachtige zoekfuncties van Evernote om de informatie te vinden die u nodig heeft in uw eigen werkruimte of in de bedrijfsbibliotheek. De zoekfunctie strekt zich zelfs uit tot tekenherkenning op handgeschreven notities.

Geef uw bedrijf de macht

U hebt uw zakelijke account ingesteld en u hebt enkele documenten gedeeld met collega's. Wat?

Om te spelen met Evernote Business en te leren hoe krachtig het kan zijn, gebruik het tijdens uw volgende vergadering. Maak in het gedeelte Zakelijke notitieblokken van uw account een nieuwe notitieblok voor de vergadering en deel deze met collega's. Open het dan via uw laptop, tablet of smartphone op de vergadering zelf.

Evernote slaat notities automatisch op wanneer u een browser of de mobiele client gebruikt, zodat uw collega's meteen kunnen zien wat u hebt toegevoegd. Op de pc- en Mac-clients slaat Evernote notities op volgens een schema dat u opgeeft, zoals elke 15 minuten of eenmaal per dag. U kunt notities ook op elk gewenst moment handmatig synchroniseren.

Iedereen kan aantekeningen maken bij het gedeelde notitieboek en ze kunnen blijven samenwerken nadat de vergadering voorbij is. Maar stop niet met het delen van getypte notities - deel ook bijlagen met documenten of webpagina's. Als uw collega's hun eigen tablets of laptops naar de vergadering hebben gebracht, hoeft u geen documenten voor elke deelnemer af te drukken.

U kunt uw contacten tot ieders bedrijf maken door ze met het bedrijf te delen.

Tijdens de vergadering kunt u maak foto's van visitekaartjes en voeg ze toe als notities bij het gedeelde notitieblok voor een eenvoudige registratie van de aanwezigen. De visitekaartjes zijn volledig doorzoekbaar, omdat Evernote een ingebouwde optische tekenherkenning heeft.

Neem een ​​deel van de vergadering op als uw apparaat audio-invoer heeft. Ingebouwde spraakherkenning is beschikbaar op zowel iOS- als Android-apparaten, als u wilt dat de opname automatisch wordt getranscribeerd.

Als uw groep een whiteboard gebruikt om te brainstormen tijdens de vergadering, maakt u een foto om deze voor later op te slaan. Omdat Evernote handschriften kan lezen, kunt u ook op de whiteboard-notities zoeken.

En als u het over handschrift hebt, als u liever in plaats van tekst schrijft, neemt u handgeschreven notities rechtstreeks op uw mobiele apparaat of met uw Livescribe-pen, of schrijf op een notitieblok en maak vervolgens foto's van de pagina's.

Profiteer van Evernote's karakterherkennings- en stemherkenningsmogelijkheden.

Heeft het evenement dat u bijwoont een Twitter-feed? Sla alle bijbehorende tweets op in een Evernote-notitie door een IFTTT-proces in te stellen. IFTTT (If This, Then That) is een gratis hulpprogramma van derden waarmee u eenvoudige geautomatiseerde processen kunt maken. Naast het monitoren van Twitter-feeds, kan IFTTT Google Nieuws- en Google-zoekmeldingen gebruiken, evenals RSS-feeds van elke blog of online publicatie. Uw notities zullen later gemakkelijk te vinden zijn in Evernote, georganiseerd met de andere opmerkingen van de vergadering, en, net als de notities van het whiteboard, zullen ze volledig doorzoekbaar zijn. Wanneer u en uw collega's weer op kantoor komen, heeft iedereen toegang tot dezelfde records van het evenement en blijft het samenwerken.

Dit is slechts het begin van de creatieve manieren waarop uw bedrijf efficiënter kan samenwerken en efficiënter kan werken met Evernote.