Expensify versus shoeboxed: welke kostenbeheerder voor u geschikt is

Of u nu een individu bent, deel uitmaakt van een organisatie of een winkeleigenaar, u maakt kosten en u moet daar rekenschap voor afleggen. Het is zo gemakkelijk om een ​​invoer te vergeten en zo moeilijk om te onthouden waar uw salaris is verdwenen.

Dit lijkt een universeel probleem te zijn en vrijwel iedereen die ik ken, is op zoek naar een systeem om uitgaven te registreren. Hoewel het nodig is om alle kosten die we maken te registreren, is er ook een behoefte om het proces gemakkelijk en snel te maken. Hoe omslachtiger het is om uitgaven te registreren, hoe groter de kans dat u dit gaat vermijden.

Daarom gaan we een kijkje nemen in twee van de meest populaire apps voor het bijhouden en beheren van onkosten die op de markt beschikbaar zijn. Onze missie, als we ervoor kiezen om het te accepteren, is om aan het einde van dit bericht een conclusie te trekken. Hopelijk met een winnaar.

De kanshebbers zijn Expensify en Shoeboxed. Laten we kijken welke onkostenbeheerder voor u geschikt is.

Ga naar Expensify

Ga naar Shoeboxed

1. Platformoverschrijdende compatibiliteit

Dit is een van de eerste dingen die ik controleer wanneer ik op zoek ben naar een nieuwe tool of een app. Verschillende mensen hebben verschillende behoeften. Sommigen houden van Android, terwijl anderen zweren bij iOS. Er zijn Windows-gebruikers en dan zijn er mensen die graag toegang hebben tot dingen in een browser. Deze situatie is met name het geval wanneer u werkt als onderdeel van een team.

Zowel Shoeboxed als Expensify zijn beschikbaar op Android- en iOS-platforms. U kunt ze ook probleemloos in elke gewenste browser gebruiken. Dit helpt u om uw bonnen te allen tijde synchroon te houden.

2. Prijsoverzicht

Een andere belangrijke factor om te overwegen, vooral als u op zoek bent naar een schaalbare oplossing, is de prijsstelling. Met honderden en duizenden werknemers kunnen het aantal inschrijvingen en uitgaven snel door het dak gaan.

Shoeboxed biedt drie primaire abonnementen. Er is een freelancer-abonnement (één gebruiker) dat begint bij $ 15 / maand waarmee scannen en opslaan tot 50 documenten / maand mogelijk is. Als u een klein bedrijf of een jonge startup bent, kies dan voor het Classic-abonnement voor $ 39 voor twee gebruikers, waar u maximaal 150 documenten per maand krijgt.

Ten slotte is er een businessplan voor $ 69 / maand waarbij u 500 documenten per maand krijgt met 3 gebruikers. Er is ook een Team-abonnement dat begint bij $ 9, 95 / gebruiker.

Anderzijds hanteert Expensify een eenvoudiger aanpak die het aantal beschikbare plannen beperkt. Individueel abonnement begint bij $ 4, 99 / maand zonder limiet op ontvangsten die kunnen worden gescand. Voor teams hebben ze een $ 10 / gebruikersplan en dan is er een bedrijfsplan dat begint bij $ 18 / gebruiker. Er is ook een bedrijfsoplossing waarvoor u een e-mail moet laten vallen of met een klantvertegenwoordiger kunt praten.

Expensify heeft een gratis versie met 10 scans per maand terwijl Shoeboxed 5 documenten per maand biedt met het gratis account. Niet slecht om de service te testen.

Ook op

2 iPhone-apps om kosten en budget efficiënt te beheren

3. Gebruikerservaring

Omdat de meesten van ons smartphones zullen gebruiken om onkostennota's te scannen, is dat waar ik begon. Shoeboxed-app is niet erg gemakkelijk te gebruiken. De interface was een beetje ingewikkeld en bevat geen functies en handleidingen. Expensify heeft daarentegen een schone en intuïtieve interface met een focus op eenvoud en snelheid.

Hoewel ik in beide apps geen vertraging opliep, was ik meer blij om te dollen met Expensify dan op Shoeboxed. In het laatste geval waren de opties beperkt, zonder mogelijkheid om valuta's te beheren of te wijzigen.

Sommige mensen moeten zo nu en dan naar het buitenland reizen om vergaderingen bij te wonen en wat niet. Met locatie ingeschakeld, zal Expensify valuta's direct identificeren en wijzigen.

4. Functies

De basisfunctionaliteit blijft hetzelfde. U scant een onkostennota en de app verzamelt alle belangrijke details zoals prijs, items en hoeveelheid om een ​​gedigitaliseerde versie van de bon te maken die wordt gesynchroniseerd met uw cloudaccount.

Hoewel beide apps opties hadden om ontvangsten per reis te regelen, had Expensify een rapportentabblad dat erg handig zal zijn. Hoe? Verzamel alle bonnen terwijl u op zakenreis bent, maak een rapport en dien uw goedkeuring in. Wanneer het wordt gewist (directe aanbetaling of PayPal) en u wordt betaald, ontvangt u een melding. Dat is krachtig en gemakkelijk tegelijkertijd.

Met Expensify kon ik categorieën maken om mijn uitgaven zoals eten, transport en onderdak verder te classificeren. We gebruiken meestal onze creditcards om betalingen te doen, omdat deze contant, snel en handig zijn. Met Expensify kon ik mijn creditcardafschrift ook rechtstreeks importeren.

Met Shoeboxed kun je kilometers volgen, maar Expensify geeft je ook de tijd om te volgen wat handig kan zijn als je uren in dollars ruilt. Bovendien wordt Expensify geleverd met een per diem-functionaliteit waarbij een persoon een dagelijkse vergoeding krijgt en u de app kunt gebruiken om het dagelijks bij te houden.

Shoeboxed heeft één functie die Expensify mist. Als je veel bonnetjes hebt en geen tijd hebt om te scannen, stuur ze dan allemaal in een envelop naar Shoeboxed en zij zullen ze scannen en uploaden naar je account. Dit helpt u om achterstanden op te ruimen en u op snelheid te brengen.

Ook op

Evernote Scannable vs CamScanner: papierloos werken met gemak op iOS

5. Integratie door derden

Zowel Shoeboxed als Expensify integreren met een aantal apps en software van derden, maar Expensify leidt hier de race. Beiden integreren met boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Intuit en Xero maar Expensify maakt ook verbinding met Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber en verschillende andere populaire services.

Expensify vs. Shoeboxed: Verdict

Inmiddels lijkt het erop dat Shoeboxed ver achterloopt als het gaat om de beste kostenmanager-app. Ik vond Expensify niet alleen goed voor freelancers, maar ook voor startups, bedrijven en bedrijven die op zoek waren naar een schaalbare bedrijfsoplossing.

Met geen limiet op het aantal te scannen bonnen, offline ondersteuning, meer integratie met derden en een betere gebruikerservaring heeft Expensify deze strijd gewonnen. Maar er zijn andere kanshebbers in de industrie die ik in een latere gids zal behandelen.

Volgende: ga je op reis? Op zoek naar apps voor reiskostenbeheerders voordat u op reis gaat? Hieronder vindt u een artikel over geweldige reiskosten-apps voor Android-platform.