E-mailetiquette: tips voor thuis en werk

De regels voor het correct en zorgvuldig behandelen van e-mailberichten zijn misschien een oude gedachte voor u, maar het is niet erg om enkele van de nieuwere en minder bekende principes van beleefde e-mailberichten te onderzoeken. spam.

Distributielijsten zijn een uitkomst om massaal iets over te vertellen, maar zorg ervoor dat u uw ontvangers niet spamt. Er kan een probleem optreden als u meerdere lijsten gebruikt en hetzelfde bericht naar alle verzendt: als een persoon voorkomt in elk van uw lijsten "San Francisco", "Californië", "Amerika" en "Wereldwijd" en als u - stuur hetzelfde bericht naar alle vier de lijsten, die persoon krijgt vier exemplaren. Besteed aandacht aan de lidmaatschappen van uw verschillende lijsten en overweeg zorgvuldig hoe u de lijsten wilt gebruiken. Overweeg zorgvuldig wie een antwoord krijgt. "

Allen beantwoorden" is een krachtige maar veel gebruikte e-mailfunctie. Wanneer er meer dan vier of vijf ontvangers bij betrokken zijn, zou u "Allen beantwoorden" alleen moeten gebruiken als het bericht van cruciaal belang is voor de overgrote meerderheid van de vermelde personen. Misbruik van de functie 'beantwoorden aan iedereen' is een primaire boosdoener in omgevingen waar de overvloed aan e-mail niet onder controle is. [Lees meer: ​​de beste tv-streamingdiensten]

Niet-toegestane berichten zijn nuttiger dan u denkt. Als u ervoor kiest om een ​​automatisch e-mailbericht voor afwezigheid op te sturen naar iedereen die u een bericht stuurt, kan dit een grote besparing betekenen voor mensen die proberen contact met u op te nemen. Zorg er echter voor dat u weet hoe het "afwezigheid" -systeem werkt, zodat het antwoord slechts eenmaal per afzender uitkomt en niet als een "antwoord op alles" (zie hierboven).

Monique probeert een kudde eenhoorns terug naar de kraal, zodat ze het hek deze keer goed kan sluiten. Succes, Monique! Herinnering van berichten werkt niet

.

Behalve bij enkele zakelijke e-mailsystemen, is uw bericht verdwenen zodra u op Verzenden drukt. Door een "Joe Smith wil dit bericht terug te roepen" melding uit te zenden, vertel je je ontvangers niet alleen dat je niet weet hoe je een e-mailbericht goed moet opstellen, maar dat je niet begrijpt hoe e-mailsystemen werken werk. Vergeet de kracht van de pen niet. Tegenwoordig, of u nu een bedankbriefje of een eenvoudige begroeting verzendt, heeft een handgeschreven notitie veel meer impact dan een afgebroken e-mail bericht. Vanaf 11 mei 2009 kost een porto voor een eersteklas brief 44 cent.