Werk samen in realtime met Google Documenten

Google Documenten biedt kleine en middelgrote bedrijven een betaalbaar, webgebaseerd kantoorproductiviteitsplatform. Afgezien van individuele gebruikers de mogelijkheid bieden documenten met overal ter wereld te maken, op te slaan en ermee te werken met een live internetverbinding, kunnen met Google Documenten teams, peers en partners online in realtime samenwerken aan hetzelfde bestand.

Met de recente lancering van Microsoft Office 2010 en de bijbehorende Office Web Apps, laat Microsoft u nu werken met documenten in de cloud. Maar hoewel Microsoft de dominante leverancier van kantoorproductiviteitssoftware is, heeft Google het voordeel als het gaat om het werken met en samenwerken aan documenten in de cloud.

Hier volgt een kort overzicht van Google Documenten-applicaties en hun recent bijgewerkte, functies voor real-time samenwerking.

• Documenten

Nadat iemand een document heeft gemaakt, kunnen andere gebruikers die toegang hebben verleend, het ook bekijken en bewerken. U kunt een document delen met maximaal 200 personen en maximaal 50 gebruikers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Als twee gebruikers hetzelfde document bewerken, geeft een vak boven aan het scherm de huidige bijdragers weer.

Gebruikers die het document bekijken of ermee werken, kunnen alle bewerkingen en toevoegingen in realtime bekijken terwijl ze worden getypt. Vanzelfsprekend bestaat het potentieel voor twee bijdragers om precies dezelfde tekst tegelijkertijd te bewerken. Google volgt nauwkeurig de tijdstempel van elke bewerking om deze in de juiste volgorde toe te passen.

Gelukkig biedt Google ook chatten, zodat gebruikers instant messages kunnen verzenden terwijl ze in realtime samenwerken. Klik op de pijl rechts van de namen bovenaan het scherm om een ​​venster te openen om te chatten met andere gebruikers die momenteel hetzelfde document bewerken. Chatten stelt medewerkers in staat om inspanningen te coördineren en conflicten te voorkomen, en biedt directe feedback.

• Spreadsheets

Net als bij Documenten, kunt u een spreadsheetbestand delen met maximaal 200 gebruikers en zoveel als 50 kunnen gelijktijdig worden bewerkt. De namen van actieve bijdragers verschijnen boven aan het scherm en klikken op een pijl onthult een venster om in realtime te chatten.

Een klein gekleurd vierkant naast elke naam vertegenwoordigt de aangewezen kleur voor die gebruiker. In welke cel die persoon momenteel is gericht of die wordt bewerkt, wordt weergegeven door de toegewezen kleur van die gebruiker - zodat eenvoudig kan worden vastgesteld wie op welk moment de cel bewerkt.

• Presentaties

Bestanden in presentaties, een slideshow-app vergelijkbaar met PowerPoint, kan ook worden gedeeld met maximaal 200 verschillende gebruikers, maar is beperkt tot tien gelijktijdige editors. Andere functies - zoals het weergeven van wijzigingen in realtime en een pijl naast de namen van online bijdragers die een chatvenster openen - zijn hetzelfde als in de andere toepassingen.

• Tekeningen

Google Tekeningen is de nieuwkomer in de Google Docs-reeks, met functies die vergelijkbaar zijn met die in Microsoft Visio. Tekeningen kunnen maximaal 50 gelijktijdige bijdragers hebben die aan hetzelfde bestand werken en het biedt chatten.

Tekeningen heeft echter een iets andere definitie van 'realtime', omdat online bijdragers alleen elkaars voltooide wijzigingen zien. Als iemand een nieuwe vorm toevoegt of shapes of lijnen in de gedeelde tekening bewerkt, lijken deze wijzigingen niet op andere gebruikers tijdens het tekenen. Als de actie wordt geannuleerd voordat deze is voltooid, zal geen van de andere editors deze ooit te zien krijgen.

Google Docs is lang niet zo krachtig en feature-rijk als Microsoft Office voor de desktop, maar velen beschouwen Office als opgeblazen met onnodige functies. Voor eenvoudige documenten, spreadsheets, presentaties en tekeningen is Google Docs meer dan voldoende. En voor realtime online samenwerking stelt Google de balk in.

Je kunt Tony volgen op zijn Facebook-pagina, of neem contact met hem op via e-mail op [email protected]. Hij tweets ook als @Tony_BradleyPCW.