Word een eenvoudige gebruiker van QuickBooks in 11 eenvoudige stappen

Of u nu rapporten aan het maken bent of op zoek bent naar snelkoppelingen om belangrijke informatie te verzamelen, deze tips bespaart u tijd en toetsaanslagen. Elke tip is gelabeld met het QuickBooks-editiejaar waarin deze voor het eerst verscheen, en gaat terug naar QuickBooks 2010. Alles wat ouder is, wordt eenvoudigweg weergegeven als vóór 2010.

Maak QuickBooks volgens uw voorkeuren

QuickBooks biedt een groot aantal opties in het venster Voorkeuren, dat u opent via het menu Bewerken. Voor elk item van Voorkeur krijgt u tabbladen voor persoonlijke en zakelijke opties. De persoonlijke opties zijn alleen van toepassing op de huidige gebruiker, terwijl bedrijfsopties voor alle gebruikers verschijnen. Klik op beide tabbladen om alle aanpassingsmogelijkheden te bekijken.

1. Kies uw bureaublad (QB2010)

Desktopweergave

Het standaardstroomschema dat verschijnt als u voor het eerst een nieuw exemplaar van QuickBooks opstart, ziet eruit als iets uit een boekhoudklasse, maar gelukkig zit u er niet mee. In

Voorkeuren, Desktopweergave kunt u kiezen voor een ander opstartscherm, zoals de populaire Bedrijfsmomentopname, door naar het gewenste venster te gaan en vervolgens op Opslaan huidig ​​bureaublad-keuzerondje. U kunt ook QuickBooks eenvoudig de vensters laten opslaan waarin u werkt wanneer u deze afsluit door op Opslaan te klikken wanneer u het bedrijf sluit. In ditzelfde venster kunt u ook kiezen tussen de standaardoptie, meerdere vensters open laten staan ​​terwijl u werkt of de enige optie tegelijk (wanneer u een venster opent, wordt de vorige automatisch gesloten). 2. Snelzoeken (QB2012)

Zoeken

Met de zoekfunctie van QuickBooks kunt u items zoeken in uw bedrijfsbestand of in de helpbestanden van het programma. Standaard verschijnt een zoekveld in de bovenste pictogrambalk (opgeroepen in

Weergave en vervolgens Boven pictogrambalk), maar onder Voorkeuren, Zoeken kunt u verwijderen en geef ook aan of u een bedrijf wilt of hulp bij het zoeken naar bestanden. (Standaard kunt u met QuickBooks kiezen uit een vervolgkeuzemenu onder de zoekopdracht die wordt opgeslagen telkens wanneer u een zoekopdracht start.) Op het tabblad Bedrijf kunt u ook aangeven hoe vaak QuickBooks uw bedrijfsbestand moet indexeren, zodat zoekopdrachten recente vermeldingen weerspiegelen. QuickBooks raadt aan om met intervallen van 30 minuten te indexeren, maar omdat indexering het programma kan vertragen, kunt u kiezen voor langere stukken. Wanneer u toch een recente transactie moet vinden, kunt u altijd klikken op de knop Nu bijwerken in dit venster. 3. Oude berichten zoeken (pre QB2010)

QuickBooks heeft standaard een aantal herinneringen die u kunt uitschakelen door een selectievakje niet zien-dit-bericht-opnieuw in het bericht in te schakelen. Maar als je ze terug wilt brengen, ga je naar het venster Algemene voorkeuren en klik je op het vakje "Alle eenmalige berichten terugbrengen". Hier kunt u ook QuickBooks gebruiken de Enter-toets gebruiken om tussen velden in te schakelen, geknipte tekst in ToolTips weer te geven (of te onderdrukken), kiezen tussen de huidige datum en de datum van de laatste transactie voor nieuwe transacties en nog veel meer. De 2012 en latere versies bieden u de mogelijkheid QuickBooks op de achtergrond uit te voeren om het opstarten te versnellen.

Werk beter met gegevens en rapporten

4. Meerdere itemitems toevoegen of bewerken (QB2011)

Meerdere itemvermeldingen

Stel dat u een QuickBooks-lijst moet bijwerken, van klanten en leveranciers tot services en onderdelen. De

Meerdere items toevoegen / bewerken onder het menu-item Lijsten biedt verschillende handige manieren om dit te doen. Door lijstgegevens in een spreadsheet-achtige rasterindeling weer te geven, kunt u kolommen invoegen, verwijderen of verplaatsen en gekopieerde Excel-cellen plakken, naast het eenvoudig typen van nieuwe items. A Copy Down -commando dat verschijnt wanneer u met de rechtermuisknop op een cel klikt, vult de rest van de kolom in met de inhoud van de cel. Gebruik het echter zorgvuldig, want het zal eerdere inhoud overschrijven. 5. Pas een rapport aan voordat het wordt uitgevoerd (vóór QB2010)

Een rapport aanpassen

QuickBooks maakt het aanpassen van rapporten supereenvoudig, maar u hoeft niet te wachten tot het rapport wordt geopend voordat u wijzigingen aanbrengt. Ga naar

Voorkeuren, Rapporten en vink Vragen om rapportopties aan voordat u een rapport opent. Vanaf dat moment, wanneer u een rapport kiest, krijgt u een venster met zijn opties voordat u het eigenlijke rapport uitvoert. Als uw gegevenssets groot zijn, kan dit een real time saver zijn. 6. Rapporten automatisch vernieuwen in Excel (QB2012)

Update rapporten automatisch.

Veel QuickBooks-gebruikers willen rapportgegevens exporteren naar een Excel-spreadsheet, waar ze aanpassingen kunnen maken, variërend van het wijzigen van formules tot het toevoegen van formules. QuickBooks heeft geruime tijd geleden het maken van de spreadsheet eenvoudig gemaakt door een Excel-knop boven aan rapporten te plaatsen, die een venster met exportopties opent. U kunt zelfs enkele Excel-opties instellen voordat u de gegevens exporteert door op de knop Geavanceerd te klikken.

Het probleem met dit in eerdere edities is dat het verfomfaaien van de geknikte spreadsheet met nieuwe gegevens uit QuickBooks rommelig zou kunnen zijn. Opmaakwijzigingen werden bijvoorbeeld niet toegepast op de nieuwe gegevens. De editie 2012 van QuickBooks heeft de Excel-exportfunctionaliteit opgewaardeerd om ten minste enkele van deze problemen aan te pakken. Nadat u een Excel-werkmap met geëxporteerde gegevens hebt gemaakt, maakt QuickBooks een menu-item in Excel waarmee u de spreadsheet kunt bijwerken zonder zelfs QuickBooks uit te voeren.

Het proces is nog steeds niet perfect: QuickBooks voegt zelfs een werkblad toe in Excel-werkmappen met behulp van de exportfunctie om enkele van zijn beperkingen te verklaren. Het kan het leven echter gemakkelijker maken als u de QuickBooks-gegevens in Excel wilt masseren.

Zoek naar snelkoppelingen en menuaanpassingen

7. Speel favorieten (QB2011)

QuickBooks heeft zoveel standaardrapporten dat het vervelen van degene die u regelmatig gebruikt uit zijn menu's kunt vinden. U kunt het surfen door menu's vermijden door rapporten als favorieten aan te wijzen door in het Rapportcentrum op het pictogram van het hart te klikken onder een rapportnorm, in het geheugen opgeslagen of bijgedragen. Hierna wordt het weergegeven op het tabblad Favorieten in het Rapportcentrum en is er zelfs de opdracht Favoriete rapporten uitvoeren voor het bijwerken van al die rapporten met één klik.

8. Pas de pictogrambalk aan (pre QB2010)

Neem niet alleen de pictogrambalk mee!

De standaard QuickBooks-interface is gevuld met pictogrammen voor items die u misschien nooit nodig hebt en soms ontbreekt die u wilt. U kunt de pictogrambalk relevanter maken voor de manier waarop u QuickBooks gebruikt door pictogrammen toe te voegen of te verwijderen in het pictogrambalk Aanpassen door

Weergave en vervolgens Aanpassen te kiezen. Of maak nieuwe pictogrammen door op de knop Geavanceerd in dat venster te klikken. 9. QuickBooks-productinformatie (pre QB2010)

Het QuickView-productinformatievenster bevat een schat aan statistieken en andere details die u mogelijk nodig hebt voor technische ondersteuning of andere problemen. U kunt er onder andere achter komen wanneer u uw exemplaar hebt geïnstalleerd, het exacte releasenummer, licentie-informatie, details over het aantal gebruikers en lijstitems, en nog veel meer. Toegang door op de F2-toets op uw Windows-pc te drukken.

10. Pop-up calculator (pre QB2010)

Pop-up calculator

Als u tijdens het maken van een calculatie, een verkooporder of een factuur snel wat rekenwerk wilt doen, hoeft u het QuickBooks-formulier niet te verlaten. Klik met de cursor op een willekeurig veld voor de dollar op een van de toetsen

+ , - , * of / (voor toevoeging, aftrekken, vermenigvuldigen of delen), en een klein rekenmachinevenster zal verschijnen. 11. Veel sneltoetsen (pre QB2010)

: Mensen die liever sneltoetsen gebruiken om in grafische menu's en vensters te klikken, hebben veel opties in QuickBooks, waarvan vele teruggaan naar de DOS-oorsprong. Bijvoorbeeld CTRL-F roept het gedetailleerde zoekvenster op voor het opsporen van specifieke transacties; CTRL-R produceert het register dat is gekoppeld aan de huidige transactie. Er zijn ook veel contextgevoelige snelkoppelingen die alleen van toepassing zijn op specifieke gegevenstypen. Als u bijvoorbeeld in een datumveld werkt, verandert u met Y de datum in de eerste dag van het huidige jaar. Als u volledige lijsten met sneltoetsen wilt bekijken, gaat u naar de QuickBooks-helppagina over dit onderwerp. Van daaruit kunt u toegang krijgen tot lijsten voor alle snelkoppelingcategorieën: Algemeen, Datums, Bewerken, Help Windows, Activiteiten en Door een venster navigeren.