Five simple tips to take your Nintex Workflow plan and dev to the next level
Inhoudsopgave:
- 1. OCR-documenten met FreeOCR
- 2. Maak en bewerk PDF's met Foxit Reader
- 3. Bewaar PDF's in Google Drive
- 4. Schakel OCR in Google Drive in
- 5. Zoek PDF's met Google Drive (of Evernote)
Naarmate het aantal PDF's toeneemt, wordt het beheren ervan een gedoe. Hier zijn enkele tips om u te helpen uw workflow te verbeteren.
1. OCR-documenten met FreeOCR
OCR is een geweldige technologie die uw gescande of gedownloade PDF's verwerkt en de tekst herkenbaar maakt. Dit kan vooral handig zijn voor het indexeren van pagina's die u scant met uw scanner. FreeOCR is een gratis hulpprogramma voor Windows dat precies dat doet.
Het is een lichtgewicht applicatie die je PDF's doorneemt, de inhoud analyseert en de niet-selecteerbare tekst in de afbeelding / PDF-vorm omzet in normale tekst waaraan je kunt werken.
2. Maak en bewerk PDF's met Foxit Reader
Foxit Reader is een gratis PDF-reader voor Windows, maar het kan veel meer dan alleen PDF's lezen. De interface van Foxit lijkt gevaarlijk dicht bij de Microsoft Office-suite, maar als we naar de betere kant kijken, voelen Office-gebruikers zich meteen thuis. U kunt een document maken in MS Word / Excel, net als nu, maar in plaats van het ingebouwde exportgereedschap van MS te gebruiken, kunt u in plaats daarvan de veel verbeterde optie van Foxit gebruiken.
Belangrijke opmerking: Foxit Reader heeft adware (lees irritante werkbalken) in- en uitgeschakeld met zijn product. Houd de installatiestappen dus goed in de gaten en selecteer de aangepaste installatiemodus in plaats van de standaardmodus.
Als u Foxit Reader hebt geïnstalleerd, zou u de PDF-opties in uw Office-programma's handig in het lintmenu moeten zien. Als u op zoek bent naar een meer native benadering voor het maken van PDF's, is Foxit een must proberen. U kunt Foxit ook gebruiken om annotaties te maken en PDF-bestanden te markeren.
3. Bewaar PDF's in Google Drive
Google Drive biedt u 15 GB gratis opslagruimte die u kunt uitbreiden door een jaarlijkse vergoeding te betalen. 15 GB zal genoeg zijn voor de meesten van ons. Waarom zou u uw PDF's zelfs willen uploaden naar Google Drive, vraagt u? Nou, dezelfde reden waarom je een back-up maakt van dingen naar de cloud. Een kopie online hebben is altijd logisch.
En met Drive kunt u veel meer doen dan alleen een back-up maken van PDF's. Met het mappenbeheersysteem van Google Drive kunnen al uw PDF's op een systematische manier worden opgeslagen, waardoor de opzoektijd later wordt verkort. Je kunt ze ook snel toevoegen aan je e-mail in Gmail wanneer je een PDF naar iemand wilt e-mailen. De uitstekende bijlagefunctie van Gmail zorgt ervoor dat een ontvanger de browser nooit hoeft te verlaten als hij alleen maar naar een bijlage wil kijken.
4. Schakel OCR in Google Drive in
Google Drive ondersteunt OCR. Dit betekent dat uw OCR-PDF-bestanden worden opgeslagen en dat u er rechtstreeks vanaf kunt zoeken.
Om deze functie in te schakelen, klikt u op het pictogram Instellingen op uw Google Drive-pagina, gaat u naar Uploadinstellingen en vinkt u de optie aan met de tekst Tekst converteren van geüploade PDF en afbeeldingsbestand. Nu wordt elk PDF-bestand dat u uploadt gescand en geconverteerd naar een doorzoekbaar formaat.
5. Zoek PDF's met Google Drive (of Evernote)
Nu al uw gescande PDF's OCR zijn en naar één centrale locatie zijn geüpload, kan het nuttig worden gebruikt. U kunt Google Drive gebruiken om niet alleen in PDF's te zoeken op titel, maar ook op tekst erin.
Dus als u de naam van het PDF-bestand dat u zoekt niet meer weet, maar u de inhoud ervan vaag herinnert, kan Google Drive u zeker helpen.
Alternatief: Evernote biedt vergelijkbare (en verbeterde) functionaliteit, maar het is alleen beschikbaar voor Evernote Premium-gebruikers. Als u een van hen bent, kan ik het niet aanbevelen om Evernote te gebruiken voor het voldoende opslaan en indexeren van uw PDF's. Omdat Evernote een desktop-applicatie is, kost het zoeken veel minder tijd en hebben recente updates van Evernote Search het echt krachtig gemaakt. Als u bereid bent te betalen voor een service voor het beheren van uw PDF-bestanden, moet u zeker naar Evernote kijken.