3 Verborgen functies in outlook.com om de productiviteit te verhogen

Als u regelmatig e-mail van Outlook gebruikt, is dit waarschijnlijk omdat u op zijn minst een mild functioneel en productief mens bent die bijdraagt ​​aan de samenleving. Daarvoor gefeliciteerd. Maar er is altijd iets meer ruimte voor iedereen om de productiviteit te verhogen en de zaken naar een hoger niveau te tillen.

Misschien zijn sommige verborgen functies in Outlook niet levensveranderend genoeg om plotseling je productiviteit te verhogen, maar deze functies helpen je op zijn minst minder van je kostbare tijd te besteden aan het doorzoeken van e-mails. Dus geef ze een kans.

1. Snel ontdoen van ongewenste e-mail met Sweep

Je hebt misschien de Sweep- knop in de menubalk boven aan Outlook.com gezien, maar weet niet wat het doet. Hiermee kun je de rommel in je inbox vrij snel en effectief opruimen. Wanneer u een e-mail bekijkt, klikt u op Sweep om snelle acties weer te geven die overeenkomen met die e-mail, toekomstige e-mails of de afzender.

Als u bijvoorbeeld een e-mail ontvangt als onderdeel van een nieuwsbrief waarvan u wilt dat Outlook deze automatisch verzorgt, kunt u Sweep daar bovenop laten komen. U kunt automatisch alle e-mails van die afzender uit uw inbox verwijderen, alle toekomstige e-mails van de afzender blokkeren, de nieuwste bewaren en automatisch de rest van die afzender verwijderen of altijd e-mails van de afzender verwijderen die ouder zijn dan 10 dagen.

Sweep is aanpasbaar en aanpasbaar aan verschillende mappen en categorieën, dus je kunt ervoor kiezen om die e-mails in plaats daarvan te archiveren.

2. Beheer en pas uw Outlook-categorieën aan

Of u het nu weet of niet, u maakt waarschijnlijk gebruik van de functie Categorieën van Outlook. Dit sorteert automatisch verschillende soorten e-mails in geschikte slimme mappen en brengt inhoud naar voren die uw aandacht verdient. De categorie Foto's bevat alle foto's in een e-mail en presenteert ze in een mooie galerij, terwijl de categorie Verzendupdates u de trackingcode en updates voor een pakket biedt.

Maar wat je misschien niet weet, is dat deze categorieën volledig aanpasbaar zijn en er veel meer voor jou beschikbaar zijn dan wat je mogelijk in de zijbalk hebt ingeschakeld. Bovendien kunt u uw eigen categorieën toevoegen en regels instellen voor e-mails die daarin vallen.

Als u de categorieën wilt aanpassen, klikt u op het pictogram Instellingen rechtsboven in Outlook.com en kiest u Categorieën beheren in het menu. Hier kunt u kiezen welke in de lange lijst met categorieën u wilt inschakelen (filter) en die u specifiek wilt weergeven in het mappenmenu voor snelle toegang.

U kunt ook uw eigen categorie maken door op Nieuwe categorie te klikken.

Tip: als u gebruik wilt maken van een nieuwe categorie, kunt u overwegen op Regels beheren te klikken in het menu Instellingen en een regel te maken om automatisch verschillende soorten e-mails in die categorie te sorteren.

3. Outlook.com heeft sneltoetsen

Ben je een fan van sneltoetsen? Of misschien zoekt u gewoon naar snellere manieren om veelvoorkomende taken in Outlook te voltooien. Hoe dan ook, Outlook heeft een sneltoets voor zowat elke e-mailfunctie die u gebruikt. Er zijn tientallen die alles behandelen, van het schrijven van een e-mail tot het lezen van een e-mail tot het nemen van een actie.

Om de volledige lijst met sneltoetsen die u kunt gebruiken te zien, drukt u gewoon op de ? sleutel overal op Outlook.com. Je kunt ook de handige screenshot hierboven bekijken.

Hoe gebruikt u Outlook.com?

Nu je weet hoe je door je berichten kunt 'vegen', je slimme categorieën kunt aanpassen en je weg kunt manoeuvreren met sneltoetsen, ben je op weg om een ​​Outlook-professional te worden - en iemand die de vervelende taak van e-mail kan overwinnen.