10 Uitstekende gratis hulpmiddelen voor al uw zakelijke basisbehoeften

Het introduceren van nieuwe software in een typische kleine bedrijfsomgeving kan op zijn zachtst gezegd kostbaar zijn. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, kunt u door meerdere exemplaren van een programma of licenties te kopen uw balans snel in het rood laten lijken.

Het alternatief is echter niet bijzonder aantrekkelijk. Doorzoeken op het web in de hoop een effectieve gratis oplossing zonder kosten te vinden, zou het voor een kleine onderneming evenveel tijd, geld en mankracht kosten om effectief te gebruiken als het zou hebben gekost om een ​​volledig functionele app te kopen in de eerste plaats.

Wat moet een bedrijfseigenaar met een beperkt budget doen? Eenvoudig: Lees dit artikel.

[Meer informatie: Hoe malware van uw Windows-pc te verwijderen]

Hieronder vindt u 10 fantastische stukjes software die de productiviteit kunnen verhogen zonder uw bankrekening te verlagen. We hebben opties toegevoegd voor de meeste belangrijke zakelijke functies, van productiviteit tot personeelsbeheer tot het besturingssysteem zelf, in een poging om een ​​bron te creëren die u van pas komt om uw bedrijf draaiende te houden tegen de lage, lage kosten van nada.

Een woord van waarschuwing echter: Vrije software is niet altijd de deal die het lijkt te zijn. Hoewel premium-software meestal wordt geleverd met frequente updates en een nuttig ondersteunend personeel dat slechts een telefoontje verwijderd is, kan gratis software een beetje meer ruw zijn - met name als het gaat om documentatie, gebruiksgemak en genuanceerde functieondersteuning. Dat gezegd hebbende, de hulpprogramma's die hier worden beschreven behoren tot het neusje van de zalm voor de gratis software, dus u hoeft niet meteen uw mouwen op te stropen en vaak een technisch ondersteuningsforum te in te duiken.

Besturingssysteem: Ubuntu Linux

Ubuntu: schoon en vrij eenvoudig.

De kosten van Windows-licenties tellen snel op, terwijl open-source Linux-kosten een dubbeltje waard zijn. Ubuntu is ook een behoorlijk goed werkende besturingssysteem, op voorwaarde dat uw medewerkers niet nalaten de vertrouwdheid van de traditionele Windows-desktop te verlaten voor meer onbekende wateren. De Linux-softwareselectie is anders dan de Windows-app-opstelling, maar elk stukje software dat in dit artikel wordt genoemd - met de duidelijke uitzondering van de beveiligingssuite van Microsoft - draait prima op Ubuntu.

Hoewel het vaak wordt beweerd dat Linux bijna onmogelijk is om te gebruiken, Canonical en een groot aantal open source-enthousiastelingen hebben veel werk verzet om Ubuntu extreem gebruiksvriendelijk te maken. We zouden ook beweren dat het even frustrerend zal zijn om de moderne gebruikersinterface van Windows 8 in de bedrijfsomgeving te proberen. En laat ons niet eens beginnen met hoe geweldig het is om Linux te draaien op systemen met een laag stroomverbruik die zouden verwelken en verstikken alleen al bij het zien van het besturingssysteem van Microsoft. Maar als u nog steeds niet overtuigd bent …

Productiviteitssuite: LibreOffice

LibreOffice is samengesteld uit verschillende modules, zoals Microsoft Office.

Het is eerlijk om te zeggen dat een van de grootste uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het verlaten van de beproefde en-true- (en -prijze) Microsoft Office-suite voor een freeware kantoorpakket zoals LibreOffice is compatibiliteit. Met name de zorgen dat nieuw gemaakte documenten of spreadsheets - waarvan de extensies eindigen met de letter 'x' - niet werken met LibreOffice en, zelfs als ze dat doen, zullen ze er niet helemaal hetzelfde uitzien.

Hoewel het zeker waar is dat er een paar algemene verschillen kunnen zijn bij het openen van een Microsoft Excel-spreadsheet in de oorspronkelijke app versus LibreOffice's Calc, en dat we veel liever PowerPoint gebruiken dan LibreOffice's meer matte Impress (sorry!), de Writer-app van de suite is ronduit uitstekend, vooral voor de prijs. En ja, LibreOffice Writer opent DOCX-bestanden, hoewel u mogelijk enkele kleine opmaakproblemen tegenkomt in documenten met belangrijke toeters en bellen.

Onze aanbeveling? Als het niet al te veel gedoe is, begin dan met het opslaan van uw belangrijkste Word-documenten in oudere bestandsindelingen waar LibreOffice minder problemen mee heeft, zoals Word 97-2003-documenten, RTF- of ODF-bestanden (OpenDocument Format), voor minder problemen tijdens uw overstap.

Beveiliging: Windows Defender / Microsoft Security Essentials

Windows 8-pc's worden geleverd met Windows Defender vooraf geïnstalleerd.

Twee beveiligings-apps tegelijk? Niet helemaal, hoewel dit een snelle uitleg vereist.

Windows Defender is een anti-spyware-app in alle versies van Windows vóór Windows 8. Het is goed om te hebben, maar niet zo missiekritisch als een real-time virusscanner. Microsoft Security Essentials vult die rol in Windows XP, Vista en Windows 7. Voor Windows 8 voegde Microsoft AV- en anti-spyware-apps samen in een enkel, verenigd programma met de naam - u raadt het al - Windows Defender. Heeft u het?

Hoewel verschillende soorten bedrijven wellicht meer robuuste beveiligingsopties nodig hebben dan de gratis oplossingen van Microsoft, is er absoluut niets mis met het in uw achterzak plaatsen van de zeer functionele (en zeer gratis) antivirus-app van Microsoft alle systemen die basisbescherming nodig hebben. Verwacht niet dat de apps goed werk doen door te rapporteren aan een gecentraliseerde autoriteit over gevonden virussen of updates.

Een andere krachtige app die de moeite van het bekijken waard is, is de gratis versie van Comodo Internet Security. Hiermee haalt u het beste uit de eerder genoemde Windows Defender en Microsoft Security Essentials in één enkele app: antispyware-, firewall- en antivirusfuncties, automatische sandboxing voor het uitsluiten van onbekende bestanden voordat ze schade kunnen aanrichten en een vergrendelingsfunctie die ervoor zorgt dat uw kritieke Windows-bestanden niet worden beïnvloed door problematische apps. Comodo vraagt ​​gebruikers vaak om beveiligingsbeslissingen te nemen, terwijl de Microsoft-software meer achter de schermen werkt.

E-mail: Zimbra Desktop

Zimbra Desktop doet e-mail, maar ook veel meer.

Thunderbird van Mozilla is eigenlijk op het gebied van levensondersteuning heeft de wereld van 'freeware-alternatieven voor Microsoft Outlook' een hit gekregen. Zimbra Desktop biedt echter een aantrekkelijke reeks functies als desktop-e-mailclient, vooral voor werknemers die belast zijn met het controleren van de sociale kanalen van uw bedrijf.

Zimbra Desktop bevat alle nietjeselementen van een desktop-e-mailclient, zoals een e-mailinterface, een kalender, takenlijsten, een offlinemodus, et cetera. De app bevat ook een gedeelte waarmee gebruikers sociale hotsposts zoals Twitter en Facebook kunnen bijhouden; meer zakelijke diensten zoals WebEx en LinkedIn; en algemene services zoals Yahoo Web Search en Local lookups.

Zimbra Desktop ondersteunt POP- en IMAP-e-mail uit de verpakking, samen met Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail en natuurlijk Zimbra Collaboration Server-accounts.

Project management: Freedcamp

Freedcamp lijkt veel op Basecamp, toch? Daar is een reden voor. De functieset van deze gratis tool voor het bijhouden van projectwerktuigen heeft een lot gemeen met zijn duurdere project tracking-tegenhanger.

Als u de Basecamp-interface ooit hebt gezien, weet u waar we het over hebben. Zo niet, dan volgt hier een spoedcursus: met Freedcamp kunt u projecten maken, waarbinnen u taken kunt maken en toewijzen aan verschillende gebruikers binnen uw organisatie. (Vervaldatums worden in een afzonderlijke kalender weergegeven.) Wanneer gebruikers zich bij hun account aanmelden, krijgen ze een overzichtelijk dashboard met alle activiteiten die binnen een bepaald project worden uitgevoerd, evenals taken en grotere "Waar bevinden we ons in de algehele tijdlijn?" Mijlpaalelementen die bepalen waaraan u werkt. Gebruikers kunnen zelfs hun tijd bijhouden voor een bepaalde taak, wat handig is als uw zakelijke factuur per uur wordt verwerkt.

Human Resource Management: OrangeHRM

Met een naam als OrangeHRM, welk kleurenschema had u verwacht?

Het managen van uw personeel is van cruciaal belang in alle, behalve de kleinste eenmanszaken, en het bijhouden van de informatie van uw medewerkers in een samengevoegde spreadsheet snijdt het gewoon niet. Dat betekent echter niet dat je een arm en een been moet uitgeven aan premium human resource management-software. OrangeHRM - een volledig gratis en open-source HR-systeem - draait een aantal algemene HR-modules rond één centraal gecentraliseerd controlesysteem.

Met andere woorden, functies zoals de centrale werknemersdatabase van de suite, medewerkersverlof-tracker, tijdwaarnemingsmodule, volgsysteem van sollicitant en prestatiebeoordelingssysteem, om maar een paar van de beschikbare opties te noemen, sluiten allemaal aan op een enkele beheermodule die een universele "admin" om naar believen verschillende rechten en permissies voor de bovengenoemde functies toe te wijzen.

Klinkt ingewikkeld? Het is niet. De eenvoudige leercurve van OrangeHRM is net zo groot als een verkoopargument als zijn volledigheid. Als u meer geavanceerde functies nodig hebt of niet wilt dat u de HRM-software op uw eigen hardware onderhoudt, is er een betaalde software als een service (SaaS) -versie beschikbaar. Je kunt ook betalen voor training of aangepaste software.

Websiteontwerp: Weebly

De gratis versie van Weebly is goed voor het maken van een basiswebsite.

Als je absoluut niets weet van webdesign maar nog steeds een soort van Betrouwbaarheid op het web is beter dan een about.me-pagina of een standaard geparkeerde domeinpagina, Weebly is uw ticket.

Met de gratis versie van deze web-app kunt u een eenvoudige site maken die wordt gehost door Weebly zelf, die u bouwt door te slepen en te slepen verschillende pagina-elementen over verschillende vooraf ingestelde sjablonen laten vallen. Hoewel bepaalde delen van de sjablonen zijn vergrendeld, kunt u bewerkbare gedeelten met alinea's, afbeeldingen, contactformulieren of zelfs een klein beetje aangepaste HTML verfijnen als u daartoe geneigd bent. Liefhebbers van elementen zoals het insluiten van video's hebben een premium Weebly-account nodig.

U kunt niet alleen meerdere pagina's op uw site hebben, maar u kunt ook andere gebruikers toewijzen om te werken als editors voor web-building in samenwerking.

Customer relations management: ZohoCRM

ZohoCRM helpt u om leads te beheren.

Als uw SMB de 'S'-bit nadrukkelijk benadrukt, heeft u slechts drie of minder gebruikers nodig voor uw software voor klantrelatiebeheer - dan is ZohoCRM de SaaS-app voor u. In de kern helpt ZohoCRM bedrijven om klanten (en potentiële klanten) bij te houden, e-mailmarketingcampagnes uit te voeren, opt-in leadgeneratie vast te leggen, een vinger aan de pols te houden van verkooppijplijnen, verkoopkansen te beheren en nog veel meer - allemaal via één, gebruiksvriendelijke webinterface.

De gratis versie van ZohoCRM ondersteunt 100 megabytes aan totale opslag en tot 100.000 records.

Als u op zoek bent naar meer flexibiliteit (of gebruikers) dan de gratis versie van ZohoCRM biedt, u kunt upgraden naar een premium-niveau voor een redelijke prijs, of misschien SugarCRM Community-editie bekijken. Het is krachtiger dan de gratis versie van ZohoCRM, maar het vereist ook hosting en het instellen van de software op uw eigen server. Je hebt wat meer technische expertise nodig - en de bereidheid om de robuuste SugarCRM-hulpforums te gebruiken - om dit volwaardige hulpmiddel vlot te laten werken.

Accounting: GnuCash

De gebruikersinterface van GnuCash is flauw, maar gemakkelijk te gebruiken.

GnuCash is een open-source boekhoudprogramma dat een checkbook-achtige interface gebruikt om basisinkomens en -uitgaven bij te houden. En omdat deze app de boekhoudmethode met dubbele facturering gebruikt, helpt deze u bij het in evenwicht brengen van uw boeken door ervoor te zorgen dat uw transacties voor meerdere accounts overeenkomen. Met andere woorden, geld dat in en uit gaat, moet overeenkomen met de activa en verplichtingen van uw bedrijf.

Met GnuCash kunnen gebruikers transacties en herinneringen instellen volgens een zeer aanpasbaar schema. De software is gebouwd met het oog op kleine bedrijven, compleet met talloze rapportopties (inclusief winst- en verliesrekeningen), tracking van klanten en leveranciers, factuurbeheer, afdrukken van cheques, loonbeheer en nog veel meer. Het bevat niet echter speciale voorraad- of POS-hulpmiddelen.

E-mailmarketing: MailChimp

MailChimp bevat krachtige analytische hulpmiddelen.

MailChimp is gratis zoals in "freemium", maar het is gratis aanbieden is eigenlijk best genadig. Met de gratis laag van deze populaire e-mailmarketingbeheerservice kunt u maximaal 12.000 e-mails per maand verzenden naar een lijst die niet groter is dan 2.000 e-mailadressen. Met andere woorden, je kunt de wereld niet afschieten, maar het typische kleine bedrijf kan zeker een aanzienlijk deel van zijn klantenbestand e-mailen.

De gratis versie van MailChimp is relatief onbeperkt als het gaat om het maken en gebruiken van sjablonen, mailen naar uw abonnees op basis van locatie en het gebruik van dynamische inhoud om quasi-aangepast naar verschillende segmenten van uw klantenbestand te e-mailen. En ongeacht of u de gratis of pro-versies van MailChimp gebruikt, u krijgt toegang tot de uitgebreide rapportage en A / B-gesplitstests van de app.

Wilt u meer?

Als u op zoek bent naar aanvullende gratis opties, onze gids voor De beste gratis software voor kleine bedrijven bestudeert de beste gratis opties die beschikbaar zijn in de categorieën productiviteit, fotobewerking, websiteontwerp en projectbeheer, terwijl onze verzameling van de 15 beste gratis bedrijfshulpmiddelen, apps en services van 2012 nog meer omvat nuttige (maar gratis) software, inclusief gratis hulpprogramma's voor back-up en audio-opname.